El software ProcessOnLine BPMS es una solución tecnológica de avanzada, desarrollada con tecnologías de punta y acompañada de metodologías efectivas especializadas que permite:

• El diseño, modelado y publicación de procesos.
• La automatización y ejecución de procesos.
• Supervisión, monitoreo y control efectivo de procesos.
• Integración de los documentos a los procesos

Características tecnológicas del software

• Solución totalmente web.
• Multinavegador, usamos tecnología RIA (Rich Internet Applications)
• Puede ser instalado en múltiples sistemas operativos.
• Soporta múltiples motores de bases de datos.
• Preparado 100% para ambientes Cloud Computing.
• Integración SOA (Service-Oriented Architecture) con cero líneas de código.
• Diez idiomas personalizables a nivel de cada usuario.

Tecnología de ingeniería de procesos aplicadas en el software

• Modelo Business Process Management (BPM)
• Standard Business Process Modeling Notation (BPMN)
• Enfoque de Business Intelligent (BI) y Balanced Scorecard (BSC)
• Gestión electrónica de Documentos y normas archivísticas

Módulo para el diseño de procesos

• Generación y publicación de la documentación para procesos y procedimientos.
• Generación automática de manuales de procesos, manuales de entrenamiento y el manual de calidad de la organización.
• Diseño y publicación de mapas de procesos.
• Trazabilidad y gestión de versiones para modelos y la documentación de los procesos.
• Modelamiento de procesos usando el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation)
• Modelamiento de procesos usando el estándar BPMN (Business Process Modeling Notation)

Módulo de ejecución de procesos

• Acceso y ejecución de tareas en línea.
• Visualización de tareas pendientes, cerradas y atrasadas.
• Ejecución de tareas mediante formularios electrónicos, que reemplazan el uso de formatos manuales.
• Acceso e Ingreso de documentos necesarios durante la ejecución del proceso.
• Generación de alertas vía e-mail y/o mensajes de texto al celular para el control de tareas.
• Trazabilidad del Proceso y tareas.
• Aplicación de balanceos de carga y aplicación de teorías de colas para asignación de las tareas.

Módulo de supervisión y control

• Desviación en tiempo y costo del proceso.
• Visualización de tiempos de ciclo de ejecución del proceso.
• Detección temprana de cuellos de botella.
• Visualización del estado de las tareas.
• Índice de cierre de tareas.
• Informes por áreas de negocio, procesos, roles o actores.
• Ayudas gráficas para la supervisión.

Módulo de integración SOA (Service-Oriented Architecture)

• Envío y recepción de datos desde y hacia las tareas con otros sistemas de información.
• Biblioteca de configuración y administración de servicios web para comunicación con otros sistemas.
• Diseño y publicación de consultas para integración con otros sistemas dentro de los procesos de negocios automatizados.
• API (Application Programming Interface) de integración para conexión con otros sistemas.

Módulo para la gestión
integral de documentos

• Radicación – identificación e ingreso de documentos.
• Digitalización – captura de documentos en redes de área local o remota, usando dispositivos como scanner, cámaras, lectores de códigos de barras, entre otros.
• Indización – ingreso de datos como herramienta de búsqueda y acceso para recuperación de información.
• Consulta – acceso y visualización de documentos en línea.
• Organización – control de la ubicación física y electrónica de archivos.
• Préstamos – físicos y electrónicos de información.
• Trámite – inicio de procesos (workflow) a partir del ingreso de documentos.
• Tablas de retención documental.
• Gestión de transferencias documentales entre archivos.
• Impresión de stickers sobre documentos físicos.
• Registro de documentos durante la ejecución de tareas de los procesos del negocio.
• Trazabilidad de documentos.

Módulo para la gestión
integral de indicadores

• Diseño de indicadores y cuadros de mando personalizados.
• Captura automática y/o manual de datos para el cálculo de indicadores.
• Diseño y puesta en operación del Balanced Scorecard (BSC).
• Paneles de mando para el registro del análisis y acciones derivadas de la gestión de indicadores.
• Semáforos y alarmas para facilitar el seguimiento y control de las mediciones.
• Reportes y gráficos en línea para los indicadores.

Para empresarios y niveles directivos

• Reduce costos.
• Incrementa la eficiencia operativa del negocio.
• Posibilita el logro de los objetivos previstos – Eficacia
• Incrementa la efectividad de los procesos.
• Disminuye los tiempos de ciclo de ejecución de los procesos.
• Incrementa la Productividad.
• Da visibilidad y transparencia del estado de los procesos.
• Facilita la supervisión y control en línea de los indicadores de gestión.
• Alinea la operación con la estrategia del negocio.
• Favorece el trabajo colaborativo entre áreas.

Para usuarios finales del software

• Acceso Web desde cualquier lugar para realización de tareas.
• Facilidad de uso, de forma intuitiva y agradable.
• Agiliza la búsqueda y localización de información.
• Acceso a indicadores personalizados para la autogestión.
• Asignación de tareas en Tiempo Real.

El software ProcessOnLine BPMS Gestión Documental es una solución tecnológica integral, flexible desarrollada en tecnologías de punta para atender efectivamente los procesos de gestión de documentos de las organizaciones, que permite:

• El registro, clasificación, captura y organización de documentos.
• La consulta y acceso ágil de documentos e información.
• Administración de la información física y electrónica.
• Automatización de los trámites - workflow documental.

Características tecnológicas del software

• Solución totalmente web.
• Multinavegador, usamos tecnología RIA (Rich Internet Applications)
• Puede ser instalado en múltiples sistemas operativos.
• Soporta múltiples motores de bases de datos.
• Preparado 100% para ambientes Cloud Computing.
• Compatibilidad con ISIS (Image and Scanned Interface Specification) y TWAIN (API de captura de imágenes)
• Software integrable totalmente con el ProcessOnLine BPMS.
• Compatibilidad JPG, TIFF, PDF, PNG, GIF, BMP
• Diez idiomas personalizables a nivel de cada usuario.

Tecnología de ingeniería
de Procesos aplicadas en el software

• Gestión electrónica de documentos y normas archivísticas

Módulo de gestión de documentos

• Identificación e ingreso de documentos.
• Asignación de números de radicados para los documentos.
• Plantillas personalizables para agilizar el registro documental.
• Captura de documentos mediante diferentes dispositivos.
• Impresión de stickers para marcar la documentación física.
• Ingreso de datos para la recuperación posterior de información.
• Asignación de ubicaciones físicas de la información registrada.
• Clasificación de la información en expedientes virtuales.
• Inicio de rutas – Workflow con el ingreso de documentos.
• Operación de rutas de principio a fin.
• Formularios personalizados para tareas sobre rutas.
• Indicadores para el monitoreo de tareas sobre documentos.
• Préstamos físico y virtual de documentos.
• Registro de transferencias físicas de documentos entre archivos.
• Registro de la disposición final para documentos.
• Generación automática de la Tabla de Retención Documental.

Módulo de consulta

• Buscador tipo Google para el acceso inmediato a la información.
• Buscador Advanced para búsqueda de información.
• Búsqueda por localización física.
• Búsqueda por localización virtual.
• Búsqueda por expedientes virtuales.
• Búsqueda de documentos usando índices.
• Trazabilidad sobre índices y documentos.

Módulo administrativo y de seguridad

• Configuración de tipos de documentos
• Configuración de índices para el registro y búsqueda
• Configuración de estructuras para almacenamiento virtual
• Configuración de expedientes virtuales
• Configuración de almacenamiento físico
• Definición de roles y perfiles de acceso a la medida
• Definición de usuarios y permisos a la medida
• Asignación de permisos sobre documentos y rutas

• Baja los costos de operación.
• Ahorra consumo de papel e insumos de impresión.
• Realiza seguimiento a las tareas y trámites de los documentos.
• Agiliza el proceso de acceso a la información.
• Localiza fácilmente la información en medio física.
• Evita la duplicidad en archivos y documentos.
• Recorta el uso del espacio físico para almacenamiento de archivo.
• Incrementa la seguridad en la Información.
• Aumenta la esperanza de vida de los documentos.
• Agiliza la velocidad de entrega y distribución de la información.
• Asegura la efectividad en los trámites.
• Reduce los costos de mensajería.
• Elimina incertidumbre en procesos de comunicación.

• Evita pérdida de información clave ante siniestros y desastres
• Evita duplicidad y documentos redundantes por dependencia
• Favorece el trabajo colaborativo entre áreas

Adicionalmente para los usuarios finales

• Acceso web desde cualquier lugar para realización de tareas.
• Facilidad de uso, de forma intuitiva y agradable.
• Agiliza la búsqueda y localización de la información.
• Acceso a indicadores personalizados para la autogestión.
• Asignación de tareas en tiempo real.
• Agiliza la búsqueda y localización de la información.
• Acceso a indicadores personalizados para la autogestión.
• Asignación de tareas en tiempo real.

Solución de software integral que permite monitorear y controlar los indicadores de gestión en todos los niveles de la organización.

El sistema está equipado para atender grandes volúmenes de información y exigentes ambientes de concurrencia. Adicionalmente, es posible conectarse a diferentes tecnologías de base de datos otros sistemas de la organización para extraer información en línea que alimentan las variables para el cálculo de los indicadores evitando el ingreso manual.

Nuestra solución cuenta con funcionalidades lo suficientemente robustas que permiten evaluar el cumplimiento de las metas establecidas para indicadores y la organización, documentar y seguir los hallazgos encontrados en las evaluaciones, desagregar el origen del valor del indicador y semáforos de colores que facilitan la detección de causas del comportamiento de las variables.

A través del software también es posible mantener la información histórica de su organización, comparar el comportamiento de indicadores entre periodos y pronosticar el comportamiento futuro de variables del negocio.

La amigabilidad del sistema hace que este pueda ser usado por diferentes tipos de usuarios, gráficamente y en forma simultánea puedan operarlo transversalmente a todos los procesos y niveles de la organización.

Características tecnológicas del software

• Internet Explorer 6 o superior.
• Servidor con Windows, 2003, 2008 XP Profesional, Vista.
• Internet Information Server.
• Trabaja en WEB (Intranet o extranet).
• Desarrollo en Visual Basic.
• Base de datos SQL, Oracle 2000.

Tecnología de ingeniería
de Procesos aplicadas en el software

• Business Intelligent (BI)
• Balanced Scorecard (BSC)
• Inteligencia Operacional (OI)

• Representación gráfica de consolidación de las mediciones de varias empresas, dependencias, sucursales o negocios.
• Alarmas que funcionan haciendo uso del correo electrónico.
• Entorno de seguridad de acceso y navegación
• Información detallada acerca de valores que componen el resultado de los indicadores, ya sea de periodos actuales o anteriores.
• Visualización del comportamiento del mismo indicador o grupo de indicadores para varias dependencias y en forma simultánea.
• Acceso a la interpretación y acciones generadas a partir de los resultados de las mediciones.
• Adición de comentarios sobre las mediciones en línea, siendo posible que los actores relacionados con las mismas sean notificados por correo electrónico.
• Consolidación de las iniciativas que se tienen que lograr las metas asociadas a los indicadores.
• Consulta de las información básica que describe los indicadores.
• Elaboración de reportes a partir de datos históricos.
• Visualización de los indicadores en forma gráfica, mostrando su relación con los objetivos y estrategias del negocio.

• Captura en línea de información desde diferentes tipos de bases de datos para el cálculo de indicadores.
• Generación de plantillas en hoja de cálculo para facilitar la importación de datos para el cálculo de indicadores.
• Recuperación y generación de datos a través de cubos de información.
• Facilita las labores de administración y control de proyectos y acciones derivadas del análisis de los indicadores de gestión.
• Representaciones gráfica de los indicadores de gestión bajo el modelo de Balances Scorecard y diagramas causa y efecto.
• Simulación de mediciones y pronósticos futuros.
• Análisis de evoluciones de indicadores, a través de la posibilidad de realizar un dril-down hacia niveles inferiores de la organización hasta llegar a los orígenes del problema.
• Definición de nuevos indicadores en la medida que la organización se plantea nuevos objetivos y estrategias.
• Integra el seguimiento de los planes de acción con la evolución de los indicadores, permitiendo una visualización gráfica para la correcta toma de decisiones y planes de acciones correctivas.

• Actualizar periódicamente los datos y preparar reportes puede llevar un tiempo y esfuerzo considerable. Por eso el 70% de las organizaciones utilizan algún tipo de software para reducir estos esfuerzos. La principal ventaja al usar software es que libera tiempo que de otra manera estaría dedicado a actividades que no agregan valor, tales como la actualización de la data.
• Facilita alcanzar la excelencia operacional, mejorar la satisfacción del cliente e incrementar los beneficios.
• Logra la alineación de la tecnología y servicio, permitiendo la gestión de los sistemas de acuerdo con las prioridades del negocio.

• Entrega la información en tiempo real sobre el desarrollo de las actividades que facilite la rápida detección de problemas, permitiendo la identificación de su causa y el análisis de su impacto.
• Muestra las métricas que permiten establecer el rendimiento del negocio y la calidad del servicio ofrecido, facilitando la optimización de procesos y sistemas.

El software ProcessOnLine para Gestión por Procesos basado en ISO 9000, es una solución tecnológica integral, flexible desarrollada en tecnologías de punta para atender efectivamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de las organizaciones, que permite:

• Caracterización y publicación de procesos y procedimientos.
• Construcción y caracterización de mapas de procesos.
• Administración de los documentos del sistema de gestión.
• Generación y publicación del manual de calidad.
• El registro, clasificación, captura y organización de registros.
• Automatización de formatos a través de formas electrónicas.
• Gestión de los procesos de acciones correctivas y preventivas.
• Gestión de los procesos de auditorías internas de calidad.
• Automatización de los Procesos de Negocio – Workflow.

Características tecnológicas del software

• Solución totalmente web.
• Multinavegador, usamos tecnología RIA (Rich Internet Applications)
• Puede ser instalado en múltiples sistemas operativos.
• Soporta múltiples motores de bases de datos.
• Preparado 100% para ambientes Cloud Computing.
• Compatibilidad con ISIS (Image and Scanned Interface Specification) y TWAIN (API de captura de imágenes)
• Software integrable totalmente con el ProcessOnLine BPMS

• Compatibilidad JPG, TIFF, PDF, PNG, GIF, BMP
• Diez idiomas personalizables a nivel de cada usuario

Tecnología de ingeniería
de Procesos aplicadas en el software

• Normas de Gestión por Procesos: Normas ISO 9000, Norma ISO 19011, entre otras.
• Standard Business Process Modeling Notation (BPMN).

Módulo de procesos del sistema de gestión

• Proceso automatizado para control de documentos.
• Proceso automatizado para control de registros.
• Proceso automatizado para la gestión de acciones correctivas.
• Proceso automatizado para la gestión de acciones preventivas.
• Proceso automatizado para la gestión de auditorías internas.
• Proceso automatizado para preguntas, quejas, reclamos y sugerencias.

Módulo para la documentación y publicación de procesos

• Construcción y publicación de mapas de procesos.
• Generación del manual de calidad.
• Caracterización y publicación de procesos y procedimientos.
• Publicación de elementos estratégicos: misión, visión, etc.
• Generación automática de manuales de procesos.
• Gestión de versiones para los documentos.

Módulo para administrar registros del sistema de gestión

• Identificación e ingreso de registros.
• Automatización de formatos como formas electrónicas.
• Captura de registros mediante diferentes dispositivos .
• Asignación de ubicaciones físicas de la información registrada.
• Clasificación de la información en expedientes virtuales.
• Inicio de procesos – Workflow con el ingreso de registros.
• Préstamos físico y virtual de registros.
• Administración de tiempos de retención para los registros.
• Administración de la disposición final para los registros.
• Funcionalidad de búsqueda para acceso a los registro.

Módulo para la automatización de procesos de negocios (Opcional)

• Modelamiento de procesos usando el estándar BPMN
• Automatización de procesos (Workflow)
• Acceso y ejecución de tareas en línea.
• Visualización de tareas pendientes, cerradas y atrasadas.
• Ejecución de tareas mediante formularios electrónicos, que reemplazan el uso de formatos manuales.
• Generación de alertas.
• Trazabilidad del Proceso y tareas.
• Indicadores estándar para la supervisión y control de los procesos automatizados.
• Ayudas gráficas para la supervisión.

Módulo para la gestión integral de indicadores (opcional)

• Diseño de indicadores y cuadros de mando personalizados.
• Captura automática y/o manual de datos para el cálculo de indicadores.
• Diseño y puesta en operación del Balanced Scorecard.
• Paneles para el registro del análisis y acciones derivadas de la gestión de indicadores.
• Semáforos y alarmas para facilitar el seguimiento y control de las mediciones.
• Reportes y gráficos en línea para los indicadores.

Funcionalidades adicionales (opcional)

• Proceso automatizado para revisión por la dirección.
• Proceso automatizado para sugerencias de clientes.
• Formatos automatizados para evaluación de clientes.
• Administración de hojas de vida del personal y auditores.
• Administración de hojas de vida de equipos.
• Formatos automatizados para evaluación de proveedores.
• Formatos automatizados para calibración de equipos.

• Facilita la administración del sistema de gestión de calidad de las empresas.
• Los procesos de negocios se convierten en activos de negocio y no en documentación muerta que nadie usa.
• Da visibilidad y transparencia del estado de los procesos del sistema de gestión.
• Facilita el monitoreo y control de los procesos del sistema de gestión.
• Posibilita el logro de los objetivos previstos – Eficacia
• Facilita la supervisión y control en línea de los indicadores de gestión.
• Alinea la operación con la estrategia del negocio.
• Favorece el trabajo colaborativo entre áreas.
• Agiliza y facilita el trabajo de las áreas de gestión de calidad de las empresas.